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部門間溝通必須同級(jí)嗎?

發(fā)布時(shí)間:2015/11/13 1:48:39文章來源:汕頭人才熱線網(wǎng) rc3721.com瀏覽次數(shù):2447次


小張是某公司剛剛招聘過來專門負(fù)責(zé)公司培訓(xùn)的女大學(xué)生。公司計(jì)劃月底搞一個(gè)新工專題培訓(xùn),準(zhǔn)備邀請(qǐng)生產(chǎn)部肖部長講解關(guān)于生產(chǎn)安全管理方面的知識(shí)。為了讓肖部長提前有個(gè)準(zhǔn)備,小張就講課安排事宜提前與之進(jìn)行溝通,意料之外的是,小張高高興興的去了,卻眼淚汪汪的回來了。這是怎么回事呢?原來當(dāng)小張去和王部長溝通講課事宜時(shí),沒想到被肖部長當(dāng)面訓(xùn)斥了一頓,說人力部純粹是沒事找事,當(dāng)前生產(chǎn)任務(wù)這么緊,抽不開身,搞崗前培訓(xùn)不是時(shí)候。小張很委屈,想給對(duì)方解釋一下情況,沒想嘴巴一張便被肖部長厲聲掐斷了:“如果有什么問題,可以讓你部長來和我溝通。你當(dāng)前還沒這個(gè)資格”

  這里引出一個(gè)問題,這位部長做法合適嗎?部門間溝通是否必須同級(jí)別才能進(jìn)行呢?

  跨部門非同級(jí)溝通失敗之原因分析

  1.官本位思想作祟

  業(yè)績不突出,架子天天有。有的管理者管理等級(jí)思想嚴(yán)重,平時(shí)喜歡端起一副官架子,總認(rèn)為兄弟部門的一個(gè)普通員工,根本沒有資格和自己就業(yè)務(wù)安排事宜進(jìn)行溝通。甚至有時(shí)還誤認(rèn)為兄弟單位派一個(gè)普通員工來和自己面對(duì)面對(duì)話,平起平坐談工作,本身就存在貶低自己身份的意思,是不給自己面子,打心眼里厭煩這種行為,因此不知覺思想上就產(chǎn)生了一種抵觸情緒。如果在溝通過程中,對(duì)方言行舉止再稍微不夠謙恭,不能滿足自己為官者的那種所謂“自尊”的話,就會(huì)更促使這種感覺的加劇,甚至釀成部門間沖突。

  2.認(rèn)為純粹是浪費(fèi)時(shí)間信息源:汕頭招聘網(wǎng)_www.rc3721.com<;/span>

  有的企業(yè)管理者認(rèn)為,不在一個(gè)層面上進(jìn)行溝通,會(huì)出現(xiàn)下列問題:一是級(jí)別不同,對(duì)事物的態(tài)度看法不同,掌握的信息資源量不對(duì)等,根本就沒法進(jìn)行卓有成效的溝通;二是不同級(jí)別的人面對(duì)同等問題,雙方對(duì)這個(gè)問題的決策權(quán)不同,溝通結(jié)果不能成最終結(jié)論,還得回去和有決策權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),而領(lǐng)導(dǎo)聽取匯報(bào)后不見得認(rèn)同,使整個(gè)溝通價(jià)值大打折扣;三是級(jí)別不同的人來探討問題,根本不能達(dá)成科學(xué)合理的結(jié)果,一般情況是,級(jí)別低的在溝通過程中占據(jù)不了主動(dòng),往往被級(jí)別高的人牽著鼻子走,或者可能將溝通過程演變成上課和訓(xùn)誡過程,沒意義。

  3.文化氛圍影響使然信息源:汕頭招聘網(wǎng)_www.rc3721.com<;/span>

  很多企業(yè)倡導(dǎo)下級(jí)的思路嚴(yán)格符合上級(jí)的思路,這沒有什么不對(duì),問題是當(dāng)問題還沒有結(jié)論的時(shí)候,也要求這樣來搞,恐怕就有問題了。有這種情況,一個(gè)公司,不同級(jí)別的人在一起開會(huì),讓下級(jí)談問題時(shí)大家要么沒意見,要么談一些無關(guān)緊要的東西,然后再有會(huì)議最高領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)指示,然后大家鼓掌認(rèn)同通過,分頭去干。說句實(shí)話,不是下級(jí)不想說,關(guān)鍵是下級(jí)不敢談,經(jīng)驗(yàn)告訴他們,和上級(jí)溝通,即便要談也得跟著領(lǐng)導(dǎo)的思路來談,揣摩不住領(lǐng)導(dǎo)的思路,談不對(duì)路了,吃不了兜著走,這種低素質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)看得多了。所以他們得出的結(jié)論是談不如少談,少談不如不談。這樣溝通價(jià)值何在?

  4.怕溝通力量不均衡、吃虧

  有的管理者也不愿意委派代表去參與兄弟部門在某個(gè)方面有決策性質(zhì)的溝通會(huì)還有另外一種顧慮,就是認(rèn)為其他部門都是部長級(jí)別,而自己部門委派的只是一個(gè)普通專員,這樣力量懸殊完全不對(duì)等的溝通格局,勢必會(huì)讓自己部門在溝通上力量顯得薄弱、占下風(fēng),甚至還會(huì)出現(xiàn)“大欺小”現(xiàn)象,直接導(dǎo)致本系統(tǒng)在最終工作量分配上對(duì)自己不利、掐虧,溝通結(jié)果對(duì)自身極為不利。

  構(gòu)建跨部門無級(jí)別溝通環(huán)境

  國家構(gòu)建和諧社會(huì),企業(yè)也要構(gòu)建和諧企業(yè),和諧不是單層次的,而是滲透在企業(yè)多角度、多層次、方方面面的。筆者認(rèn)為,部門間溝通不見得必須同級(jí)溝通,并且在一定程度上還要傾向兄弟部門間積極跨部門無級(jí)別溝通,但前提必須在一定規(guī)則下進(jìn)行,不能想怎么進(jìn)行就怎么進(jìn)行,擾亂了公司運(yùn)作秩序。

  1.放下架子、面子,提高素質(zhì)

  公司由部門構(gòu)成,部門由大家每個(gè)人組成,大家為了一個(gè)共同的目標(biāo)走到一起組成團(tuán)隊(duì),彼此之間應(yīng)擯棄高低貴賤的觀念,打破部門之間那座無形的墻,互相理解和支撐,建立和諧順暢的溝通環(huán)境,充分聆聽彼此不同意見,讓那些比自己位置低的人和自己溝通無障礙,讓那些位置比自己高的人能充分聆聽到自己真實(shí)的看法。記住了,這樣做,不僅不會(huì)降低自己的身份,反而會(huì)讓級(jí)別高者會(huì)更被尊重,級(jí)別低者會(huì)更被愛護(hù),從某種方面也是雙方自身良好素質(zhì)的一種證明。

  2.完善制度流程,加強(qiáng)無級(jí)別橫向溝通

  按照公司橫向聯(lián)絡(luò)的原則,用制度流程來規(guī)范崗位上下左右的溝通關(guān)系,提倡企業(yè)體內(nèi)部要打破級(jí)別界限,根據(jù)需要充分打破當(dāng)前很多企業(yè)尊崇的“兵對(duì)兵,將對(duì)將”相互溝通交流的機(jī)械格局,通過建立健全制度流程規(guī)定等方式,將崗位之間要進(jìn)行那些方面的溝通進(jìn)行事先約定,嚴(yán)格按照文件要求進(jìn)行溝通,不可以隨隨便便的違背,在執(zhí)行中讓各層別人員逐步習(xí)慣這種管理機(jī)制。比如文件規(guī)定公司辦公室文件管理員有按流程要求去監(jiān)督檢查各部門文件管理情況的要求,那么文件管理員就有權(quán)力去進(jìn)行檢查,而被檢查部門主管就必須無條件接受這方面的檢查,而不是必須要讓文件管理者的主管和被檢查部門的主管來進(jìn)行對(duì)等交流。再比如本文開頭案例,如果該公司培訓(xùn)管理流程當(dāng)中規(guī)定了培訓(xùn)管理員可以就有關(guān)培訓(xùn)事項(xiàng)和相關(guān)部門主管溝通的話,則肖部長就不應(yīng)該以這樣的態(tài)度和方式來回應(yīng)小張,否則就是違背制度的行為。只有這樣,企業(yè)才像一個(gè)有機(jī)的整體,運(yùn)作起來才高效。

  3.設(shè)定例外事件的溝通原則

  所謂例外事件就是指制度流程當(dāng)中沒有具體規(guī)定如何處理臨時(shí)發(fā)生的事件,解決這些問題經(jīng)常需要例外溝通,可采取下列方式:

 ?。?)就近主導(dǎo)和責(zé)任損害方提出原則。例外事件和那個(gè)部門職責(zé)比較近,就由這個(gè)部門率先提出,主導(dǎo)推進(jìn)這個(gè)問題的落實(shí)。制度流程如果不完善,可能會(huì)對(duì)某部門造成不公平,那么就由該部門提出改進(jìn)需求,然后再由組織商議如何修訂流程。

 ?。?)共同領(lǐng)導(dǎo)指定原則。例外事件套用上述原則不明顯時(shí),也可以通過領(lǐng)導(dǎo)裁定原則,指定相關(guān)部門來組織溝通解決問題工作。比如會(huì)議上安排了一些限期完成的工作事項(xiàng),領(lǐng)導(dǎo)者可以要求某監(jiān)督檢查員密切跟進(jìn)落實(shí)情況,那么,被檢查部門負(fù)責(zé)人就不應(yīng)該回避或者責(zé)難。

  因此,例外事件也可以在框架指導(dǎo)下實(shí)施跨部門無級(jí)別溝通。

  4.營造暢所欲言的溝通文化

  公司要積極倡導(dǎo)每個(gè)員工“不拘一格獻(xiàn)言建策”積極提出持續(xù)改進(jìn)工作的意見和建議,擯棄僵化死板的壓制員工活躍思維的溝通機(jī)制,不要凡事僅限于先和自己部門主管溝通再如何如之何,否則就是對(duì)自己部門主管的“大不敬”。要建立多維立體的溝通渠道,站在公司“主人翁”的角度“知無不言、言無不盡”,盡可能讓全員多層次溝通交流,在遵守流程的同時(shí),不要給日常自由溝通設(shè)框,不要扼殺大家積極發(fā)言的激情。

  一個(gè)企業(yè)的運(yùn)作系統(tǒng)包括垂直指揮、橫向聯(lián)絡(luò)和檢查反饋三大系統(tǒng),而真正讓企業(yè)真正有效運(yùn)作的主要還是靠部門崗位之間的橫向聯(lián)絡(luò)系統(tǒng),在設(shè)計(jì)這種管理系統(tǒng)的時(shí)候,要充分考慮垂直指揮系統(tǒng)的關(guān)系,比如某崗位在擬定某個(gè)文件初稿后,必須由部門主管審核后才能向相關(guān)部門傳遞會(huì)審。但如果已經(jīng)形成了日常正常工作流程,沒有規(guī)定必須知會(huì)部門主管,筆者認(rèn)為那也不見得必須要部門主管知悉,按照效率最優(yōu)化指導(dǎo)原則完成內(nèi)部溝通即可。


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